La adaptación a VERI*FACTU ya no debe tratarse como un proyecto lejano. Los despachos que utilizan programas para emitir facturas necesitan revisar durante 2026 si su sistema cumple los requisitos técnicos, si el proveedor entregará una versión adaptada y cómo cambiarán los procedimientos de emisión, rectificación y conservación.
El Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación busca garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. No cambia por sí mismo todas las reglas materiales de facturación, pero sí modifica la forma en que debe funcionar el software utilizado para crear facturas.
Para un abogado autónomo o una firma pequeña, la preparación no consiste únicamente en activar un código QR. También exige identificar el sistema utilizado, decidir una modalidad de cumplimiento, revisar contratos con proveedores, formar al personal y evitar prácticas como modificar directamente una factura ya emitida sin generar el registro correspondiente.
Qué es VERI*FACTU y cómo puede afectar a un despacho jurídico
VERI*FACTU es el nombre habitual del nuevo marco aplicable a determinados sistemas informáticos de facturación. Sin embargo, técnicamente también identifica una de las dos modalidades admitidas. La regulación se dirige al funcionamiento del sistema que soporta la facturación y a los registros que produce, no solo al formato visual del documento enviado al cliente.
Los registros de alta y anulación incorporan información de la factura, datos de identificación del sistema, fecha y hora de generación y mecanismos de seguridad. La finalidad es impedir que las operaciones puedan alterarse o eliminarse sin dejar rastro. Por eso, una hoja de cálculo, una aplicación jurídica o un programa contable debe analizarse según la forma real en que participa en la emisión.
Quién debe revisar su sistema de facturación
El ámbito incluye, con carácter general, a empresarios y profesionales sujetos al IRPF por actividades económicas, al Impuesto sobre Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes mediante establecimiento permanente en España, siempre dentro del territorio común. Esto puede alcanzar tanto a un abogado autónomo como a una sociedad profesional.
Existen exclusiones y situaciones particulares. Entre ellas se encuentran quienes llevan los libros del IVA mediante el Suministro Inmediato de Información, determinadas operaciones que no deben documentarse mediante factura y los territorios con normativa foral propia. Antes de decidir, el despacho debe confirmar su situación con su asesor fiscal.
Fechas que debe incluir el calendario del despacho
Las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de los obligados incluidos, la fecha general es anterior al 1 de julio de 2027. Un abogado autónomo normalmente debe prestar especial atención al segundo plazo, mientras que una sociedad profesional deberá revisar el primero.
Esperar al último trimestre es una mala estrategia. La migración puede exigir exportar clientes, series, conceptos, impuestos y facturas históricas; comprobar plantillas; configurar usuarios; integrar el sistema contable; y formar a quienes emiten facturas. También debe probarse qué ocurre cuando existe un error, una devolución, un suplido o una rectificación.
VERI*FACTU no es lo mismo que la factura electrónica B2B
VERI*FACTU regula los requisitos de los sistemas informáticos y la generación de registros seguros. La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales es otro marco relacionado, pero distinto, que regula la expedición, recepción, intercambio y estados de las facturas electrónicas.
Una organización puede necesitar prepararse para ambos proyectos, pero no debería confundirlos. Añadir un PDF a un correo no convierte automáticamente el proceso en facturación electrónica estructurada, y utilizar una plataforma de factura electrónica no demuestra por sí solo que el sistema cumpla todos los requisitos del RRSIF.
La planificación tecnológica debe contemplar compatibilidad futura. Al evaluar un proveedor, pregunta cómo resolverá VERI*FACTU y cómo se adaptará a la facturación electrónica obligatoria. Esta revisión forma parte de una estrategia más amplia de finanzas y facturación.
Elegir entre VERI*FACTU y NO VERI*FACTU
Las dos modalidades son válidas, pero funcionan de manera diferente. En la modalidad VERI*FACTU, los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria inmediatamente después de su generación. En la modalidad NO VERI*FACTU, no existe esa remisión continua, pero el sistema debe cumplir controles adicionales, incluyendo firma electrónica de registros y conservación de un registro de eventos.
Qué debe exigir al proveedor de software
Solicita una declaración clara sobre la versión adaptada, modalidad disponible, calendario de actualización y coste. El productor debe acompañar el sistema con una declaración responsable que identifique el producto, su versión, sus funcionalidades y el cumplimiento de los requisitos aplicables. No basta con una frase comercial como “preparado para VERI*FACTU”.
Pregunta cómo se generan los registros, qué sucede cuando no hay conexión, cómo se anulan operaciones, cómo se corrigen datos, dónde se conserva el histórico y qué permisos puede tener cada usuario. Comprueba también si el programa integra expedientes, horas, provisiones, suplidos, series y contabilidad sin crear duplicidades.
Revisa la exportación. El despacho debe poder recuperar clientes, conceptos, facturas, adjuntos y registros en formatos utilizables. La dependencia absoluta de un proveedor complica una futura migración. Incluye en el contrato soporte, copias de seguridad, disponibilidad, devolución de datos y notificación de incidentes.
La seguridad sigue siendo esencial porque el sistema contiene información fiscal y datos identificativos de clientes. Utiliza cuentas individuales, autenticación multifactor y permisos limitados, siguiendo las recomendaciones de nuestra guía de ciberseguridad para despachos jurídicos.
Qué cambia al emitir, corregir y conservar facturas
Las facturas generadas con sistemas dentro del ámbito deberán incorporar un código QR. Cuando se utilice la modalidad VERI*FACTU, también aparecerá la indicación correspondiente a factura verificable. El QR no sustituye los datos obligatorios de la factura ni corrige una configuración fiscal incorrecta.
El equipo debe abandonar la idea de abrir una factura finalizada, cambiar una cifra y guardar el archivo sobre el anterior. Si existe un error, debe utilizarse el procedimiento permitido por el sistema, generando la factura rectificativa, anulación o nuevo registro que corresponda. La trazabilidad depende precisamente de que las modificaciones dejen evidencia.
Define quién puede crear clientes, cambiar series, emitir facturas, anular registros y consultar informes. Las cuentas compartidas reducen la trazabilidad. También conviene separar borradores, facturas proforma y facturas definitivas para evitar que un documento interno se trate como una operación emitida.
Plan de adaptación para abogados antes de 2027
El proyecto puede organizarse en fases. Primero, identifica cómo se factura hoy. Documenta quién prepara la información, quién valida honorarios, qué herramienta genera el número, cómo se envía al cliente, cómo se registra el cobro y dónde se conserva el documento. Incluye procesos menos frecuentes como anticipos, provisiones de fondos, suplidos, abonos y facturas rectificativas.
Después, confirma el ámbito aplicable con el asesor fiscal y pide al proveedor documentación sobre su solución. No compres una herramienta solo por una campaña publicitaria. Compara modalidad, costes, soporte, exportación, integraciones, controles de usuario y capacidad para evolucionar hacia la factura electrónica B2B.
Realiza una prueba con datos controlados. Configura impuestos, series, datos del emisor, numeración, plantillas, conceptos y cuentas de usuario. Simula una factura ordinaria, una rectificación, una anulación y un problema de conexión. Verifica el QR y comprueba que la información contable coincide con lo esperado.
Checklist operativo de 90 días
Durante los primeros treinta días, crea el inventario de sistemas y reúne una muestra de los casos de facturación utilizados durante el último año. Identifica aplicaciones duplicadas, hojas auxiliares y procesos manuales que puedan producir inconsistencias. Decide quién será responsable del proyecto dentro del despacho.
Entre los días treinta y sesenta, selecciona o valida el proveedor, firma las condiciones necesarias y prepara la migración. Limpia clientes duplicados, revisa identificadores fiscales, ordena las series y confirma el tratamiento de suplidos, retenciones e impuestos. No migres datos defectuosos esperando que el nuevo programa los corrija.
En los últimos treinta días, forma al equipo y ejecuta un periodo paralelo de comprobación. Crea instrucciones breves para emitir, rectificar, anular y recuperar una factura. Limita los permisos, activa registros de acceso y define a quién se comunica un fallo técnico o fiscal.
Integra el cambio con los procesos de gestión de despachos. La facturación no debe estar aislada de las hojas de encargo, el registro de tiempo, las provisiones, el seguimiento de cobros y la rentabilidad por asunto. Una implantación bien diseñada puede mejorar la gestión, no solo cumplir una fecha.
La Agencia Tributaria mantiene un portal específico con cuestiones generales, preguntas frecuentes, información técnica y herramientas de asistencia. Consulta siempre la información oficial sobre Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU antes de adoptar una decisión definitiva.
El mayor error sería reducir el proyecto a una actualización. Un despacho preparado también define quién puede emitir, cómo se corrige una operación, dónde se conserva el histórico y qué hacer si el servicio falla.
Aviso: Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable, jurídico ni técnico. La aplicación concreta depende de la forma jurídica, el territorio, el régimen tributario, las operaciones realizadas y el sistema de facturación utilizado.
